Bilingual Intellectual Property Administrative Assistant/Assistant administratif bilingue en propriété intellectuelle

MDA Space (TSX : MDA) est un partenaire de mission de confiance de l’industrie spatiale mondiale qui crée l’espace entre ce qui est prouvé et ce qui est possible. À titre de pionnier de la robotique, des systèmes satellitaires et du renseignement géospatial, avec une histoire de 55 ans de premières mondiales et de plus de 450 missions, MDA Space est un chef de file mondial dans les domaines des satellites de communication, de l’observation de la Terre et de l’espace, ainsi que de l’infrastructure et l’exploration spatiale. L’équipe de MDA Space, qui compte plus de 3 400 experts du secteur spatial au Canada, aux États-Unis et au Royaume-Uni, possède les connaissances et le savoir-faire nécessaires pour transformer la vision audacieuse du client en une mission réalisable, grâce à une combinaison unique d’expérience, d’excellence technique et d’émerveillement qui fait partie de notre ADN depuis le premier jour. Pour ceux qui rêvent grand et repoussent les limites sur terre et dans les étoiles afin de changer le monde pour le meilleur, nous vous y emmènerons. Pour en savoir plus, consulter www.mda.space.

Le rôle :

L’adjoint administratif en propriété intellectuelle (PI) appuiera l’équipe de la PI du secteur d’activité, notamment le directeur de la stratégie technologique, le coordonnateur en PI et les inventeurs. Il contribuera à l’efficacité du dépôt des nouveaux titres de propriété intellectuelle enregistrés et à leur mise en œuvre. Ses principales responsabilités sont les suivantes :

1. Préparation des documents : Assister le coordonnateur de la propriété intellectuelle dans la préparation et l’édition de documents relatifs à la propriété intellectuelle, tels que les divulgations d’inventions, les demandes de brevets et les enregistrements de marques.
2. Dépôt et correspondance : Aider le coordonnateur de la PI à déposer les demandes de PI et les documents de procédure auprès des conseillers externes de MDA Space, et traiter et organiser toute la correspondance relative à la PI en provenance et à destination des conseillers externes en PI, y compris les demandes de brevet et de marque, les actions administratives, les échéances et la correspondance.
3. Saisie des données et enregistrement : Saisie de données dans le logiciel de gestion de la propriété intellectuelle (IPMS) de MDA Space et dans d’autres bases de données ou référentiels relatifs à la PI afin de suivre les demandes, les enregistrements et les échéances en matière de PI. Tenue d’un registre des échéances et des événements à venir, tels que les dépôts de demandes de brevets et les renouvellements d’enregistrements de marques.
4. Tenue des dossiers : Tenir des registres précis et à jour des demandes de PI, des enregistrements, des demandes de partage entre divisions et d’autres documents connexes. Contribuer à la tenue des dossiers de toute autre base de données relative à la PI.  
5. Établissement de rapports : Aider le coordonnateur de la PI à établir des rapports sur les communications, les décisions, les performances et les plans en matière de propriété PI.
6. Comptabilité financière de la PI : Traiter toutes les dépenses entrantes liées à la PI et tenir un registre des dépenses annuelles liées à la PI.
7. Soutien administratif : Fournir un soutien administratif général à l’équipe de la PI du secteur d’activité, notamment en coordonnant les réunions avec les équipes d’inventeurs et les avocats externes, ainsi que les séances de formation et de prospection en matière de PI.
8. Projets spéciaux : Aider à la réalisation de projets spéciaux, tels que la migration de données, la mise en œuvre de logiciels ou des initiatives d’amélioration des processus.

Qualifications, expérience et compétences requises :

1. Diplôme d’adjoint administratif ou d’adjoint administratif juridique ou formation postsecondaire pertinente.  
2. Connaissance de la PI : Compréhension des termes juridiques, des concepts de PI, des lois et des règlements.
3. Expérience administrative : Au moins trois ans dans un rôle d’administration de brevets sensible au facteur temps, avec une expérience en matière de gestion des dossiers.
4. Aptitudes à communiquer : Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale.  
5. Compétences organisationnelles : Excellentes compétences en matière d’organisation et de gestion du temps, et capacité à mener plusieurs tâches de front dans un milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide.
6. Souci du détail : Grand souci du détail et de l’exactitude, y compris d’excellentes compétences en matière de relecture.
7. Compétences techniques : Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); capacité à apprendre et à utiliser des outils, des systèmes et des applications électroniques; une expérience des logiciels de gestion de la PI est un atout.
8. Discrétion et confidentialité : Capacité à préserver la confidentialité et à traiter les renseignements sensibles avec discrétion.

Autres considérations :

Les candidats retenus doivent obtenir et détenir une autorisation de sécurité au niveau de la cote de fiabilité, et réussir l’évaluation de sécurité pour le Programme des marchandises contrôlées (PMC) et ITAR. 

MDA offre une rémunération et des avantages sociaux compétitifs à ses employés à tous les emplacements. À titre de membre de l’équipe de MDA, vous et vos personnes à charge admissibles pouvez bénéficier d’un régime d’avantages sociaux qui assure un niveau de protection complet grâce à des soins de santé concurrentiels, y compris des régimes d’assurance-maladie complémentaire et de médicaments flexibles, des prestations dentaires et de vision, une protection du revenu en cas d’invalidité, une assurance-vie, des régimes d’épargne-retraite collectifs et un programme d’aide aux employés et aux familles.

MDA est un employeur qui prône l’égalité des chances, la diversité et l’inclusion. Nous nous engageons à traiter tous les employés et candidats à l’emploi avec respect et dignité. Si vous avez besoin d’une assistance ou d’un accommodement raisonnable en raison d’un handicap pendant le processus de candidature ou de recrutement, n’hésitez pas à nous en informer.

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Building the space between proven and possible, MDA Space is a trusted mission partner to the global space industry. A robotics, satellite systems and geointelligence pioneer with a 55-year+ story of world firsts and more than 450 missions, MDA Space is a global leader in communications satellites, Earth and space observation, and space exploration and infrastructure. The MDA Space team of more than 3,400 space experts in Canada, the US and the UK has the knowledge and know-how to turn an audacious customer vision into an achievable mission – bringing to bear a one-of-a-kind mix of experience, engineering excellence and wide-eyed wonder that’s been in our DNA since day one. For those who dream big and push boundaries on the ground and in the stars to change the world for the better, we’ll take you there. For more information, visit www.mda.space.

The Role:

The Bilingual Intellectual Property (IP) Administrative Assistant will provide support to the Business Area (BA) IP Team including the Director of Technology Strategy, IP Coordinator and inventors. They will support the efficient filing of new registered intellectual property and its prosecution.  Their primary responsibilities include:

1. Document Preparation: Supporting the IP Coordinator in the preparation and editing IP-related documents, such as invention disclosures, patent applications and trademark registrations.
2. Filing and Correspondence: Support IP Coordinator in the filing of IP applications and prosecution documents with MDA Space’s external counsel and handling and organizing all IP-related correspondence to and from external IP counsel including patent and trademark applications, office actions, deadlines and correspondence.
3. Data Entry and Docketing: Entering data into MDA Space’s IP Management Software (IPMS) and other IP related databases or repositories to track IP applications, registrations, and deadlines. Maintaining a docket of upcoming deadlines and events, such as patent application filings and trademark registration renewals.
4. Record Keeping: Maintaining accurate and up-to-date records of IP applications, registrations, requests for cross-divisional sharing, and other related documents. Support record keeping of any other IP related databases.
5. Reporting; Support IP Coordinator in reporting IP related communications, decisions, performances and plans.
6. IP Financial Accounting: Process all incoming IP-related expenses and maintain as-billed ledger of annual IP expenses.
7. Administrative Support: Provide general administrative support to BA IP Team including coordinating meetings with inventor teams and external counsel, as well as training and IP prospecting sessions.
8. Special Projects: Assisting with special projects, such as data migration, software implementation, or process improvement initiatives.

Required Qualifications, Experience and Skills:

1. Administrative Assistant or Legal Administrative Assistant Diploma or relevant post-secondary education
2. IP Knowledge: Understanding of legal terms, IP concepts, laws, and regulations.
3. Administrative Experience: Minimum of 3 years in a time-sensitive patent administration role with docketing experience.
4. Communication Skills: Excellent written and verbal communication skills.
5. Organizational Skills: Strong organizational and time management skills, with ability to multi-task within a fast-paced environment.
6. Attention to Detail: High level of attention to detail and accuracy, including strong proof-reading skills.
7. Technical Skills: Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); ability to learn and use electronic tools, systems, and applications; experience with IP Management software an asset.
8. Discretion and Confidentiality: Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information with discretion.

Other Considerations:

Successful candidates must obtain and hold security clearance at the reliability status level, and pass security assessment for the Controlled Goods Program (CGP) and ITAR. 

MDA provides competitive compensation and benefits packages for its employees at all locations. As a team member of MDA, you and your qualified dependents are eligible to participate in a benefit plan that ensures a comprehensive level of protection through competitive health care including; extended healthcare and flexible drug plans, dental and vision benefits, disability income protection, life insurance, group retirement savings plans; and an employee and family assistance program. 

MDA is an equal opportunity employer prizing diversity and inclusion. We are committed to treating all employees and applicants for employment with respect and dignity. If you require assistance and/or reasonable accommodation due to a disability during the application or the recruiting process, please feel free to notify us.